Import der Daten
Besitzt ein Benutzer das Administrator-Recht, gibt es unter dem Menüpunkt Einstellungen den Menüpunkt Im-/Export. Dort steht auf der ersten Seite die Funktion CSV-Import zur Verfügung.
Zunächst muss eingestellt werden, für welche Organisation die Daten importiert werden sollen und welche Daten übernommen werden sollen. Wurden bereits einmal Daten zum ausgewählten Modul importiert, kann noch festgelegt werden, ob die bereits vorhandenen Daten überschrieben und die nicht vorhandenen Daten angelegt werden sollen oder ob die vorhandenen Stammdaten erhalten bleiben.
Trennzeichen, Textbegrenzungszeichen und Zeichensatz für die Importdatei sind mit den für ZMS passenden Werten vorbelegt, können aber überschrieben werden.
Der Import für Personendaten unterstützt zwei Möglichkeiten der Übernahme von Organisationskennungen, im Folgenden kurz Kennung:
- Die Kennung wird in der Importdatei angegeben
- Die Kennung wird vorab auf der Startmaske für den Import über die Organisation ausgewählt
Wird eine Organisation auf der Startmaske ausgewählt wird die dazugehörige Kennung angezeigt.
Beim Durchführen des Importes wird dann folgendermaßen verfahren:
Bei Datensätzen, in denen eine Kennung angegeben ist, wird diese Kennung aus der Importdatei verwendet, um den Datensatz einer Organisation zuzuordnen. Bei Datensätzen, bei denen keine Kennung angegeben ist, wir die vorab auf der Startmaske des Importes ausgewählte Kennung verwendet, um den jeweiligen Datensatz einer Organisation zuzuordnen.
In beiden Fällen werden die Zugriffsrechte, die der angemeldete Benutzer hat, geprüft, wobei es beim zweiten Fall nicht möglich ist, eine Organisation auszuwählen, für die der angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte besitzt. Dies ist aber bei der ersten Variante durchaus möglich. Wird festgestellt, dass ein Datensatz einer Organisation zugeordnet werden soll, für die der angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte hat, wir der betreffende Datensatz beim Import übersprungen.
Der Vorteil der beiden Möglichkeiten liegt darin, dass es so z.B. auf Gemeindeebene auch möglich ist, Personen aus mehreren Feuerwehren, über einen Import zu importieren.
Ermitteln der Kennung für die Angabe in der Importdatei
Über die Importmaske lassen sich Kennungen leicht ermitteln, indem man eine Organisation auswählt. Die zugehörige Kennung wird dann angezeigt.