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Anschrift in Zwischenablage

Diese Funktion dient dazu, die wichtigsten Briefkopfdaten des aktuellen Datensatzes direkt in die Zwischenablage zu schreiben. So können sie in einem Windows-Textverarbeitungsprogramm, z. B. Microsoft® Word, mit Strg + V oder mit der Schaltfläche Einfügen direkt an die aktuelle Cursor-Position geschrieben werden.

Beiträge/Spenden

Nach dem Öffnen und Auswählen des Untermenüeintrags Neue Erhebung kann eine neue Beitrags- bzw. Spendenerhebung mit Hilfe eines Assistenten durchgeführt werden. Hierbei die Pflichtfelder auf der Seite ausfüllen und anschließend die Schaltfläche Weiter anklicken.

Voraussetzung für die Durchführung einer neuen Erhebung ist, dass bei den für die Erhebung zu berücksichtigenden Mitgliedern ein Beitragsschlüssel in der Registerkarte Beiträge/Spenden eingetragen ist. Um den Mitgliedsbeitrag für das erste abzurechnende Jahr zu erheben, folgendermaßen vorgehen:

• Bei einer beliebigen Person die Zahlungsbezeichnung für das zu erhebende Jahr erfassen.
• Die Funktion Sammeländerung verwenden, um bei allen Mitgliedern, bei denen die Erhebung durchgeführt werden soll, die Zahlungsbezeichnung einzutragen.

Jetzt kann die Erhebung ohne Verwendung einer vorherigen Zahlungsbezeichnung durchgeführt werden. Für die Folgejahre kann nun immer die Zahlungsbezeichnung des vorhergehenden Jahres als Grundlage für die Erhebung verwendet werden.

Auf der ersten Seite wird angegeben, welche Art der Erhebung durchgeführt wird:

Zunächst über das Kontrollkästchen Alte Zahlung als Grundlage verwenden einstellen, ob die bei bereits durchgeführten Erhebungen, z. B. aus dem Vorjahr, verwendeten Beitragsschlüssel für die neue Erhebung verwendet werden sollen. Für das erste Jahr der Erhebung der Mitgliedsbeiträge dieses Kontrollkästchen deaktivieren, da keine Zahlungsbezeichnung eines Vorjahres vorliegt. Dann unter Zahlungsbezeichnung alt die Zahlungsbezeichnung des Vorjahres und im Feld Zahlungsbezeichnung neu die Zahlungsbezeichnung für die aktuelle Erhebung angeben. Um die Beitragsschlüssel, nach denen die Erhebung durchgeführt werden soll, neu zu lesen, die Schaltfläche neu holen klicken. Dabei kann angegeben werden, ob die Beitragsschlüssel nach der alten oder der neuen Zahlungsbezeichnung gelesen werden sollen. Nach Ausfüllen von Rechnungs- und Fälligkeitsdatum und einer optionalen Bemerkung zur Erhebung,  Weiter Schaltfläche anklicken.

Auf der zweiten Seite des Erhebungs-Assistenten werden die weiteren Parameter der Erhebung eingestellt:

Durchführen für:
Durch Auswahl einer Abteilung werden die bei der Erhebung zu berücksichtigenden Personen eingeschränkt. Außerdem kann, wenn mit einer Programmversion gearbeitet wird, welche die Auswahl einer Feuerwehr-Kennung ermöglicht, eine Einschränkung auf einen bestimmten Ortsteil für die Erhebung getroffen werden. Hierzu die Kennung für den gewünschten Ortsteil auswählen.

Eine Einschränkung auf eine Abteilung (z. B. Feuerwehrverein) wird empfohlen, da ansonsten für alle in der Personalverwaltung erfassten Mitglieder, welche die auf der ersten Seite eingetragene Zahlungsbezeichnung alt in der Kategorie Beiträge/Spenden erfasst haben, die Erhebung durchgeführt wird.

Zusatz:
Über das Kontrollkästchen Übersicht drucken wird sofort nach Durchführung der Erhebung eine Übersichtsliste der erhobenen Daten ausgedruckt. Über das Kontrollkästchen Banking-Verfahren durchführen werden Datenträgeraustausch-Disketten (DTA) für die Verwendung durch die Bank erstellt. Hier werden die Mitglieder berücksichtigt, denen die Zahlungsart Lastschrift bei der Erhebung zugeordnet wurde.

Mit aktiviertem Kontrollkästchen Word-Steuerdatei erzeugen wird nach Angabe von Verzeichnis und Dateiname der Steuerdatei (Felder Pfad/Dateiname) eine dBase-Steuerdatei zur Verarbeitung in z. B. Microsoft® Word oder anderen Programmen erzeugt, die das dBase-Format verarbeiten können.

Sind alle Daten angegeben, Weiter Schaltfläche anklicken.

Daten für die Bankverbindung eingeben, sofern das Banking-Verfahren durchführt wird: Im Feld Zahlungseingang hinterlegen, wann der Zahlungseingang durch die Bank erfolgen soll.

Verschiedene Kreditinstitute unterstützen auch die Angabe eines Ausführungsdatums. Bevor hier ein Datum hinterlegt wird, Kreditinstitut kontaktieren und klären, ob dies beim Lastschriftverfahren unterstützt wird.

Zur Bankverbindung besteht über die Schaltfläche  Bankvorgaben die Möglichkeit, das Profil des eigenen Kreditinstitutes zu hinterlegen und mit einer Bezeichnung (Profilname) zu kennzeichnen. Nach Öffnen des Benutzermenüs können Angaben zum Bankprofil in dem sich dann öffnenden Dialog hinterlegt werden.

Durchführung der Erhebung
Nachdem die drei Seiten des Erhebungsassistenten ausgefüllt wurden, durch Klick auf die Schaltfläche  Start die Durchführung der Erhebung starten. Hier erfolgt dann die Erstellung der Microsoft® Word-Steuerdatei (sofern dies auf der zweiten Seite angegeben wurde), die Erstellung der DTA-Disketten (sofern dies auf der zweiten Seite angegeben wurde), die Erstellung einer Übersichtsliste (sofern dies auf der zweiten Seite angegeben wurde) und die Einträge bei den Personendaten in der Kategorie Beiträge/Spenden, wenn die unter Zahlungsbezeichnung alt/Feuerwehr-Kennung/Abteilung getroffenen Filter bei den Personaldaten zutreffen.

Sammeländerung

Mit Hilfe der Sammeländerung können an mehreren Personaldatensätzen gleichartige Änderungen vorgenommen werden.

Folgende Daten können über die Sammeländerung geändert werden:

• Stammdaten:
  Setzen des Hakens Atemschutzgeräteträger.
• Dienststellung, Sonstige Funktionen, Überörtliche Tätigkeiten:
  Zuordnung in den o. g. Bereichen für die ausgewählten Personaldaten auf einen neuen Bereich.
• Bankverbindung:
  Hiermit kann der Gebührenschlüssel, das bevorzugte Zahlungsverfahren für die Erhebung von Beiträgen/Spenden bzw. die Auszahlung geändert werden.
• Beiträge/Spenden:
  Mit Hilfe dieser Sammeländerungsfunktion wird für die erste Erhebung von Mitgliedsbeiträgen die Zahlungsbezeichnung (z. B. „Mitgliedsbeitrag 2012“), der Betrag, der Beitragsschlüssel oder das Verfahren eingestellt. Mit mehrfachen Sammeländerungen können hier auch unterschiedliche Beitragssätze/-schlüssel den Mitgliedern zugeordnet werden.

Es ist sicherzustellen, dass bei den geänderten Personaldaten eine Bankverbindung zugeordnet ist. Nur mit vorhandener Bankverbindung kann die Erhebung von Beiträgen/Spenden für diese Personaldaten korrekt durchgeführt werden.

• Fahrerlaubnis:
  Mit dieser Änderung können alte Fahrerlaubnis-Klassen in neue Fahrerlaubnis-Klassen umgeändert werden.
• Dienstgrad
  Hiermit können Änderungen von Dienstgradbezeichnungen durchgeführt werden.
• Ausbildung:
  Hiermit können die Ausbildungen geändert werden.
• Abteilung:
  Über diese Sammeländerung kann die Bezeichnung der Abteilung zu einer anderen Bezeichnung umgeändert werden.

Mit dem Kontrollkästchen Löschen wird der Eintrag der ausgewählten Abteilung bei den vorher selektierten Personaldaten entfernt.

Für alle Sammeländerungsfunktionen ist zu beachten, dass
1.
eine sehr sorgfältige Vorgehensweise notwendig ist, da mit dieser Funktion unter Umständen sehr viele Personaldatensätze geändert und die durchgeführten Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

2.
nur jeweils in einer der o. g. Klassen die Sammeländerung durchgeführt werden kann. Sobald in einer Klasse in einem Feld ein Wert eingetragen ist, ist ein Wechsel zu einer anderen Klasse nicht mehr möglich.

Sammelerfassung

Mit Hilfe der Sammelerfassung kann bei mehreren Personaldatensätzen gleichartige Datensätze erfasst werden.

Es stehen folgende Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Abwesenheit:
  Mit dieser Änderung kann die Abwesenheit mehrerer Personen erfasst werden.
• Abteilung:
  Hier kann die Zuweisung zu einer Art/Abteilung erfolgen.
• Ausbildungen:
  Hier kann ein Lehrgang für verschieden Personen gleichzeitig eingetragen werden.
• Dienstgrad/Bef.:
  Hier werden Dienstgrade gesammelt eingetragen.
• Ehrungen:
  Hier werden Ehrungen gesammelt eingetragen.
• Fahrerlaubnis:
  Hier ist es möglich, für die ausgewählten Personen die Fahrerlaubnis-Klassen gleichzeitig zu erfassen.
• Sonstige Funktionen:
  Zur gesammelten Erfassung von sonstigen Funktionen.
• Qualifikationen:
  Mit dieser Änderung kann die Qualifikation für mehrere Personen erfasst werden.
• Überörtliche Tätigkeit:
  Zur gesammelten Erfassung von überörtlichen Tätigkeiten.
• Zug Gruppe:
  Zuweisung zu einem Eintrag Zug/Gruppe.
• Zusatz Biographie:
  Zur gesammelten Erfassung von Einträgen bei Zusatz Biographie.

Für alle Sammelerfassungsfunktionen ist zu beachten, dass 
1. 
eine sehr sorgfältige Vorgehensweise notwendig ist, da mit dieser Funktion unter Umständen sehr viele Personaldatensätze geändert und die durchgeführten Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

2.
nur jeweils in einer der o. g. Klassen die Sammelerfassung durchgeführt werden kann. Sobald in einer Klasse in einem Feld ein Wert eingetragen ist, ist ein Wechsel zu einer anderen Klasse nicht mehr möglich.