Vorgehensweise mit MS-Word und Adobe Acrobat

Das Erstellen und Bearbeiten von Formularen ist nur mit der Vollversion mit Adobe Acrobat möglich.

Dokument mit MS Word erstellen und wie gewünscht formatieren.

Soll ein Formularfeld mitten im Text platziert werden, muss schon im Word-Dokument entsprechend viel Platz vorgesehen werden.

Zum Einbauen der Formularfelder die erzeugte PDF-Datei mit Adobe Acrobat öffnen.

Wird die PDF-Datei das erste Mal bearbeitet, muss zunächst unter Werkzeuge - Formular vorbereiten die PDF-Datei für den Einbau der Formularfelder vorbereitet werden. Die PDF-Datei markieren und Starten betätigen.

Wurde die PDF-Datei bereits bearbeitet und sind Formularfelder vorhanden, fragt Adobe Acrobat nach, ob der Dokumenteninhalt oder die Formularfelder bearbeitet werden sollen. Die Auswahl Formularfelder bearbeiten bestätigen. Man kann auch (spätestens ab der Version 15.006 ff) den Dokumenteninhalt bearbeiten. Dann muss zunächst die Auswahl auf Dokumenteninhalt bearbeiten geändert werden. Es ist nicht möglich die Formularfelder und den Inhalt gleichzeitig zu bearbeiten.

Über das Symbol Textfeld hinzufügen die Formularfelder an die gewünschten Stellen platzieren.

Damit über ZMS der Inhalt von Textfeldern gesetzt werden kann, ist es zwingend notwendig, dem Textfeld einen Namen zuzuordnen, den ZMS kennt.

Wenn alle Formularfelder eingebaut und mit Namen versehen sind, die PDF-Datei speichern.

In früheren Versionen von Adobe Acrobat war es notwendig, die PDF-Datei immer mit Speichern unter in einem anderen Verzeichnis oder unter einem anderen Namen zu speichern. Wurde die PDF-Datei einfach mit Speichern gespeichert, waren anschließend die Formularfelder weg. Sollte die PDF-Datei erneut bearbeitet werden, um weitere Formularfeld hinzuzufügen oder vorhandene Formularfelder zu verschieben, musste unbedingt auf dem gespeicherten PDF weitergearbeitet werden. Also immer wieder umkopieren und Speichern unter usw.

Ob die verwendete Adobe Acrobat Version noch dieses Fehlverhalten hat, muss vom Anwender selbst ermittelt werden.

Soll nachträglich das Word-Dokument im größeren Umfang umgebaut werden, sollte man wieder ganz von vorne anfangen. Es ist aber möglich, die Formularfelder mit Copy & Paste von einer PDF-Datei in eine andere zu kopieren.