Aufgaben Sachbearbeiter auf Stadt-/Gemeindeebene

• Der Sachbearbeiter Gemeinde (SB Gem) entscheidet über den nächsten Bearbeitungsstand der Lehrgangsanmeldungen, die durch die Sachbearbeiter Ortsteile gemeldet wurden.
• Der SB Gem hat die Möglichkeit selbst Teilnehmer zu Lehrgängen/Seminaren zu melden, ohne dass dies vorher durch den SB OT/OF veranlasst werden muss.
• Des Weiteren erhält er Informationen über den Bearbeitungsstand bzw. den Entscheidungen der übergeordneten Sachbearbeiter.
• Werden ihm unterstellte Teilnehmer zu einem Lehrgang/Seminar einberufen, druckt er die Einberufung aus.

Damit die einzelnen Sachbearbeiter schnelle Informationen über Änderungen im Bereich der Anmeldungen erhalten, wurde der Postkorb geschaffen.

Der Postkorb

Aufgaben Sachbearbeiter Gemeinde bei Lehrgangsanmeldung

Dem SB Gem stehen in der Registerkarte Anmeldungen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Anmeldungen zum Lehrgang hinzufügen
  Wird ein Teilnehmer durch den SB Gem hinzugefügt, erhält dieser sofort den Status Angemeldet (Gemeinde)!
  
  
• Priorisierung der Teilnehmer auf Gemeinde-/Stadtebene (Spalte G/S)
  Analog zur Spalte Prio OT/OF kann der SB Gem hier einen numerischen Wert eingeben.
  
  
• Änderung des Status
  Folgende Status stehen hier zur Verfügung:
  • Abgelehnt (Gemeinde):
    Der SB Gem lehnt die Teilnahme einer Person zu einem Lehrgang/Seminar ab.
    
  • Angemeldet (Kreis):
    Der Teilnehmer ist beim Kreis angemeldet.
  • Zurückgestellt (Gemeinde):
    Die Anmeldung wurde von der Gemeinde zurückgestellt.
    
    
• Hinzufügen einer Notiz auf Gemeinde-/Stadtebene
  Zu jedem Teilnehmer kann eine Notiz hinzugefügt werden, die durch alle Sachbearbeiter einsehbar ist. Des Weiteren können Anlagen zur Anmeldung angehangen werden.

Zur Weitergabe der Lehrgangsanmeldungen müssen diese nun an den Sachbearbeiter Kreis gemeldet werden.

Dazu sind die entsprechenden Teilnehmer mit dem Haken zu markieren, im Drop-Down-Menü den Status Angemeldet (Kreis) auszuwählen und durch Klick auf die Schaltfläche Status ändern wird die Änderung nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage durchgeführt.

Eine Änderung des Status kann in der Regel nicht mehr rückgängig gemacht werden! Sollte versehentlich ein Teilnehmer angemeldet worden sein, besteht nur noch die Möglichkeit, dass der nächste Sachbearbeiter die Anmeldung ablehnt.