Einrichten der Einberufung
Durch die Anwendung wird bei der Einberufung eines Teilnehmers ein standardisiertes Einberufungsformular inklusive dessen Anlagen generiert. Hierzu müssen verschiedene Parameter definiert werden.
Einrichten des Organisationslogos
Unter Einstellungen - Organisations-Einstellungen - Allgemeines - Logo für Reports kann ein Logo hochgeladen werden. Dies wird in der Größe 500 x 500 Pixel in der Einberufung dargestellt.
Einrichten der Texte auf der Einberufung
Die Adresse der ausstellenden Organisation wird vorrangig aus der Adresse aus Einstellungen - Organisations-Einstellungen - Lehrgänge/Seminare - Anschriften für Formular verwendet.
Alternativ können auch die Kopfzeilen aus Texte Einberufung verwendet werden. Sollen die Kopfzeilen verwendet werden, ist darauf zu achten, dass unter Anschriften für Formular keine Adresse unter Adresse Kreis hinterlegt ist.
Es stehen 4 Kopfzeilen und 6 Fußzeilen zur Verfügung. Bei Überschreiten der zulässigen Zeilenanzahl wird dies beim Speichern durch eine Fehlermeldung angezeigt.
Im Feld Name des Ortes für die Einberufung des Kreises kann der Ort des Sitzes des jeweiligen Landratsamtes eingetragen werden. Bleibt der Eintrag leer, wird die Bezeichnung aus der Kreiskennung verwendet (Bsp.: Gelnhausen; sonst Main-Kinzig-Kreis).
Unterschriften
Es stehen zwei Zeilen für eine mögliche Unterschrift zur Verfügung. Diese werden ebenfalls unter
Texte Einberufung eingerichtet.
Des Weiteren können hier bis zu 6 Fußzeilen eingetragen werden. Je nach Anzahl der beigefügten Anlagen werden Zeilen, die nicht in das Layout passen abgeschnitten.
Unterschrift Einberufung Upload
Bei Bedarf kann eine Grafik (200 x 50 Pixel (B x H)) von einer Unterschrift hochgeladen werden.
Zuvor sollten die Einstellungen in der Spielversion getestet und deren Auswirkungen anhand von Musterlehrgängen geprüft werden.
Einrichten von Anlagen
Unter Anlagen-Upload werden alle Anlagen im PDF-Format hochgeladen, die zu den Einberufungen angefügt werden sollen. Die Auswahl, welche Anlage bei welchem Lehrgangstermin verwendet werden soll, wird beim eigentlichen Lehrgangstermin vorgenommen. Zum Hochladen einer Anlage ist im Feld Bezeichnung eine aussagekräftige Beschreibung einzutragen. Diese Bezeichnung wird auch auf der Einberufung ausgegeben. Anschließend über die Schaltfläche Datei auswählen die entsprechende Datei auf dem lokalen Laufwerk auswählen und hochladen.
Sollten Anlagen nicht mehr benötigt werden, können diese durch Klick auf die Schaltfläche 
entfernt werden.
Es ist auch möglich PDF-Formulare als Anlagen zu hinterlegen. Somit können Dokumente erstellt werden, die Daten zum Lehrgangsteilnehmer bzw. zum Lehrgangstermin enthalten. Dazu muss das Dokument mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.B. Microsoft Word, Libre Office etc.) erstellt werden.
Innerhalb dieser Programme kann mit dem Einfügen von Formularfeldern und anschließendem Export als PDF-Datei die folgenden Variablen aus Drägerware.ZMS genutzt werden.