Sachbearbeiter auf Kreisebene/"virtueller" Kreisebene
- Der Sachbearbeiter Kreis (SB Kreis) erhält und entscheidet über den nächsten Bearbeitungsstand der Lehrgangsanmeldungen, die durch die Sachbearbeiter Gemeinde gemeldet wurden.
- Der SB Kreis hat die Möglichkeit selbst Teilnehmer zu Lehrgängen/Seminaren zu melden, ohne dass dies vorher durch einen SB Gemeinde veranlasst werden muss.
- Der SB Kreis kann externe Teilnehmer zu Lehrgängen/Seminaren erfassen.
- Des Weiteren erhält er Informationen über den Bearbeitungsstand bzw. den Entscheidungen der übergeordneten Sachbearbeiter.
- Bei Kreislehrgängen beruft er die Teilnehmer zu den Lehrgängen ein, überwacht die Kontingente, Anwesenheit, sowie die Prüfungsergebnisse.
- Erstellt bei bestimmten Lehrgängen das Abnahmepaket zur Abrechnung mit der Landesfeuerwehrschule.
- Überwacht den Anmeldeschluss und erstellt Newsletter für freie Lehrgangs- und Seminarplätze auf Kreisebene.
- Schließt abgeschlossene Kreislehrgänge ab.
Damit die einzelnen Sachbearbeiter schnelle Informationen über Änderungen im Bereich der Anmeldungen erhalten, wurde der Postkorb geschaffen.
Aufgaben SB Kreis bei Landeslehrgängen
Dem SB Kreis stehen in der Registerkarte Anmeldungen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Anmeldungen zum Lehrgang hinzufügen
Wird ein Teilnehmer durch den SB Kreis hinzugefügt, erhält dieser sofort den Status Angemeldet (Kreis)! - Externe Teilnehmer zum Lehrgang hinzufügen
Über die Schaltfläche Externe Anmeld. hinzuf. erhält der SB Kreis die Möglichkeit nicht in der Drägerware.ZMS erfasste Teilnehmer zu Lehrgängen anzumelden.
Wird durch den SB Kreis ein externer Teilnehmer dem Lehrgang/Seminar hinzugefügt, erhält dieser sofort den Status Angemeldet (Kreis)!
- Priorisierung des Teilnehmers auf Kreisebene (Spalte K)
Analog zur Spalte OT/OF und G/S kann der SB Kreis hier einen numerischen Wert eingeben. - Änderung des Status
Folgende Status stehen hier zur Verfügung:- Abgelehnt (Kreis):
Der SB Kreis lehnt die Teilnahme einer Person zu einem Lehrgang/Seminar ab. - Angemeldet (Land):
Der Teilnehmer ist an der Landesfeuerwehrschule angemeldet. - Zurückgestellt (Kreis):
Die Anmeldung wurde vom Kreis zurückgestellt.
- Abgelehnt (Kreis):
- Hinzufügen einer Notiz auf Kreisebene
Zu jedem Teilnehmer kann eine Notiz hinzugefügt werden, die durch alle Sachbearbeiter einsehbar ist. Des Weiteren können Anlagen zur Anmeldung angehangen werden.
Besonderheit Anlagen für einzelne Teilnehmer
Es besteht die Möglichkeit für Einberufungen Anlagen nur einzelnen Teilnehmern zukommen zu lassen. Hierüber können wichtige Informationen mitgeteilt werden, die einem einzelnen Teilnehmer (oder mehreren, aber nicht allen Teilnehmern einer Veranstaltung) ausdrücklich mit der Einberufung mitgeteilt werden müssen (z. B., dass ein bestimmtes Fahrzeug der Ortsfeuerwehr mitgebracht werden muss, dass keine Unterkunft am Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt werden kann, etc.)
Diese Funktionalität ist sowohl auf der Ebene des Landes als auch für Landkreise verfügbar. Sofern Anlagen zur Einberufung auf Landkreisebene einzelnen Teilnehmern für Landeslehrgänge zugeordnet werden, können diese auf der Ebene der Landesfeuerwehrschule zwar noch entfernt werden, werden aber ansonsten beim Erstellen der Einberufung ebenfalls gedruckt.
Die Anlagen zur Einberufung, die einzelnen Teilnehmern zugeordnet werden sollen, müssen vorab unter Einstellungen – Lehrgänge/Seminare – Upload Anlagen für einzelne Teilnehmer hochgeladen werden.
Zur Weitergabe der Lehrgangsanmeldungen müssen diese nun an den Sachbearbeiter Land gemeldet werden.
Dazu sind die entsprechenden Teilnehmer mit dem Haken zu markieren, im Drop-Down-Menü den Status Angemeldet (HLFS/NLBK) auszuwählen und durch Klick auf die Schaltfläche Status ändern wird die Änderung nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage durchgeführt. Alternativ kann über die Schaltfläche Ändern der Bearbeitungsmodus gestartet werden, und anschließend der Status bei den einzelnen Teilnehmern geändert werden.
Eine Änderung des Status kann in der Regel nicht mehr rückgängig gemacht werden! Sollte versehentlich ein Teilnehmer angemeldet worden sein, besteht nur noch die Möglichkeit, dass der nächste Sachbearbeiter die Anmeldung ablehnt.
Aufgaben SB Kreis bei Kreislehrgängen
Dem SB Kreis stehen in der Registerkarte Anmeldungen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Anmeldungen zum Lehrgang hinzufügen
Wird ein Teilnehmer durch den SB Kreis hinzugefügt, erhält dieser sofort den Status Angemeldet (Kreis)! - Externe Teilnehmer zum Lehrgang hinzufügen
Über die Schaltfläche Externe Anmeld. hinzuf. erhält der SB Kreis die Möglichkeit nicht in der Drägerware.ZMS erfasste Teilnehmer zu Lehrgängen anzumelden
Wird durch den SB Kreis ein externer Teilnehmer dem Lehrgang/Seminar hinzugefügt, erhält dieser sofort den Status Angemeldet (Kreis)!
- Platzvergabe (Spalte Platz)
Hier kann eine laufende Platzvergabe der Lehrgangsplätze erfolgen. Bleibt dieses Feld leer, wird dieses mit der Einberufung der Teilnehmer automatisch gefüllt. - Änderung des Status
Folgende Status stehen hier zur Verfügung:- Abgelehnt (Kreis):
Der SB Kreis lehnt die Teilnahme einer Person zu einem Lehrgang/Seminar ab. - Angemeldet (Kreis):
Der Teilnehmer ist beim Kreis angemeldet. - Zurückgestellt (Kreis):
Die Anmeldung wurde vom Kreis zurückgestellt. - Einberufen (Kreis):
Der Teilnehmer wurde vom Kreis einberufen.
- Abgelehnt (Kreis):
Überwachen der Kontingente
Die Überwachung der Kontingente bietet dem SB Kreis die Möglichkeit sich einen schnellen Überblick über die eingegangenen Anmeldungen sowie den bereits vergebenen Einberufungen zu verschaffen.
Registerkarte Anwesenheit
In der Registerkarte Anwesenheit kann die Anwesenheit der Lehrgangsteilnehmer an den einzelnen Lehrgangstagen erfasst werden. Voraussetzung hierzu ist, dass in der Registerkarte Lehrgangstermin die entsprechenden Lehrgangstage festgelegt wurden. Erst danach stehen die Tage in dem Drop-Down-Menü zur Verfügung.
Eine Änderung der Lehrgangstage kann nur erfolgen, solange noch keine Anmeldung zu diesem Lehrgang stattgefunden hat.
Sobald durch den Sachbearbeiter Gemeinde die Einberufung ausgedruckt wurde und somit der Teilnehmer den Status Einberufung verschickt erhalten hat, können die Anwesenheiten zu den Teilnehmern erfasst werden. Dazu durch Klick auf die Schaltfläche Ändern den Bearbeitungsmodus starten, den betreffenden Lehrgangstag auswählen und anschließend die Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche Speichern abschließen.
Anwesenheitsliste
Bietet die Möglichkeit eine Anwesenheitsliste im Excel Format zu erstellen.
Erfassen der Prüfungs-/Lehrgangsergebnisse
Je nach Festlegungen in der Lehrgangsart ist entweder die Registerkarte Prüfung oder Ergebnis freigeschaltet.
Registerkarte Prüfung
Ist für die Lehrgangsart eine Benotung vorgesehen, können hier die Lehrgangsnoten erfasst werden.
Nach Klick auf die Schaltfläche Ändern werden die entsprechenden Felder freigeschaltet.
Ergebnis
Über das Drop-Down-Menü können folgende Werte ausgewählt werden:
- Fehlt entschuldigt
- Fehlt unentschuldigt
- Abgebrochen
- Teilgenommen
- Bestanden
- Nicht bestanden
Benotung
In der Spalte schriftl. Punkte werden die Punktzahl je nach hinterlegtem Notenschlüssel eingetragen. In der Spalte Praktische Note kann, je nach Art des Lehrgangs, entweder über ein Drop-Down-Menü zwischen bestanden und nicht bestanden ausgewählt oder direkt ein Notenwert eingetragen werden.
Durch die Schaltfläche Noten für alle Teilnehmer berechnen, werden die Noten berechnet. Somit können die eingegebenen Werte überprüft werden.
| Note |
Alle anderen Versionen |
Version Niedersachsen |
|||
| 1 |
52,5 - 60 |
Punkte |
14 - 15 |
Punkte | |
| 2 |
45 < 52,5 |
Punkte | 11 - 13 |
Punkte | |
| 3 |
37,5 < 45 |
Punkte | 8 - 10 |
Punkte | |
| 4 |
30 < 37,5 |
Punkte | 5 - 7 |
Punkte | |
| 5 |
15 < 30 |
Punkte | 2 - 4 |
Punkte | |
| 6 |
0 < 15 |
Punkte | 0 - 1 |
Punkte | |
Anwesenheitsliste
Bietet die Möglichkeit eine Anwesenheitsliste im Excel Format zu erstellen.
Prüfungsbescheinigung
Erzeugt eine CSV-Datei, in der sämtliche lehrgangsrelevanten Daten inklusive Prüfungsergebnissen vorhanden sind. Diese kann beispielsweise mit einem Seriendokument für die Erstellung von Lehrgangsbescheinigungen verknüpft werden.
Per Standard steht das Lehrgangsergebnis auf Status Bestanden. Dies bietet die Möglichkeit schon vor der eigentlichen Prüfung, die Lehrgangsbescheinigungen vorzubereiten, um so den Teilnehmern die Bescheinigung unmittelbar nach Auswertung der Prüfung aushändigen zu können
Registerkarte Ergebnis
Ist für eine Lehrgangsart keine Benotung vorgesehen, können hier die Lehrgangsergebnisse eingetragen werden.
Ergebnis
Über das Drop-Down-Menü können folgende Werte ausgewählt werden:
- Fehlt entschuldigt
- Fehlt unentschuldigt
- Abgebrochen
- Teilgenommen
Erstellen des Abnahmepaketes (nur Version Hessen)
Die Schaltfläche Abnahmepaket erstellt eine Excel-Tabelle nach Vorgabe der Hessischen Landesfeuerwehrschule für folgende Lehrgänge:
- Feuerwehr-Grundausbildung (Grundlehrgang)
- Maschinisten Lehrgang
- Atemschutzgeräteträgerlehrgang
- Truppführer Lehrgang
- Sprechfunklehrgang
Abschluss des Lehrganges
Nach Beendigung des Lehrganges, der Erstellung sämtlicher Unterlagen ist der Lehrgang abzuschließen. Durch Klick auf die Schaltfläche Termin sperren auf der Registerkarte Lehrgangstermin wird der Termin gesperrt.
Mit Klick auf die Schaltfläche Termin sperren und der anschließenden Sicherheitsabfrage wird der Lehrgangstermin unwiderruflich abgeschlossen, sowie evtl. vorhandene Anlagen zu der Anmeldung gelöscht. Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!
Erstellen des Newsletters für freie Lehrgangs- und Seminarplätze
Zur Erstellung des Newsletters ist auf der Registerkarte Personen - Lehrgänge/Seminare zunächst eine Selektion nach dem Lehrgangstyp: Lehrgang auf Kreisebene durchzuführen. Anschließend wird durch Klick auf die Schaltfläche Durchführen der Newsletter erstellt. Gleichzeitig wird auch der Link auf der Registerkarte Lehrgänge/Seminare aktualisiert. Somit wird immer der aktuelle Stand des Newsletters angezeigt.
Anschließend kann der Newsletter auf der Übersichtsseite unter der Rubrik Freie Lehrgangsplätze von Drägerware.ZMS von den untergeordneten Organisationen aufgerufen werden.